Weer bij elkaar, maar niet te dichtbij

Dankzij COVID-19 nemen miljoenen traditionele kantoorwerkers momenteel deel aan een ongekend thuiswerkexperiment.

Hoewel velen blij zijn met deze situatie en de flexibiliteit en het korte woon-werkverkeer omarmen dat telewerken biedt, ziet niet iedereen werken op afstand op de lange termijn zitten. Of het nu is omdat ze zich productiever voelen op kantoor, ze de samenwerking met collega's missen, of omdat ze thuis niet de tools en middelen hebben om hun werk effectief te doen, veel mensen willen of moeten zo snel mogelijk terug naar kantoor.

Maar het terughalen van externe werknemers is niet zo eenvoudig als het ontgrendelen van de deuren en het uithangen van het bordje met 'Geopend'. De werkplek moet zich aanpassen aan de nieuwe werkelijkheid van het leven met COVID-19.

Naast zakelijke verantwoordelijkheden en verwachtingen van werknemers, verplichten OSHA, ADA en soortgelijke statuten werkgevers om werknemers veilig te houden. Aangezien COVID-19 door het CDC is geïdentificeerd als een bedreiging voor de veiligheid van werknemers, moeten werkgevers hun bedrijfscontinuïteit proactief bekijken en bijwerken om te waarborgen dat de veiligheid van werknemers op de juiste manier wordt beschermd.

Dit betekent dat werkgevers nieuwe veiligheidsmaatregelen moeten nemen, zoals werknemers meer ruimte geven en geen werkruimten delen. Regelmatige temperatuurcontroles en frequente handhygiëne kunnen een routine op de werkplek worden. Nieuwe praktijken zoals regelmatige testen, contacttracering en afstand houden kunnen nodig zijn om werknemers veilig te houden.

Juniper is gericht op het veilig terug laten keren van mensen naar onze kantoren, met beleid en ondersteunende technologieën die werknemers het vertrouwen geven dat hun gezondheid niet in gevaar is. Juniper was een van de eerste bedrijven in de Bay Area die aan alle gezondheids- en veiligheidsvereisten van OSHA en Santa Clara County voldeed.

Samen, maar niet te dichtbij

Toen Juniper de meest recente fase van herbezetting inging, vroegen we aan belangrijke ontwikkelings- en testingenieurs om terug te keren naar onze kantoren in de VS, India en China om hun werk effectief uit te voeren.

"Deze ingenieursteams vormen de kern van onze productontwikkeling", zegt Brad Minnis, vice-president van milieu, gezondheid, veiligheid en beveiliging bij Juniper."Zij vormen eigenlijk enkele van de meest strategische bronnen van het bedrijf, waardoor het essentieel is dat ze op een veilige en productieve manier weer aan de slag kunnen."

Als reactie heeft het team van Minnis een groot aantal maatregelen geïmplementeerd die zijn ontworpen om alle werknemers die naar kantoor terugkeren, te beschermen. Er werden bijvoorbeeld infraroodtemperatuurcontroles ingezet in lobby's van gebouwen, er werden meer ontsmettingsstations geïnstalleerd en er werden nieuwe fysieke afstandsregels ingesteld.

Het afdwingen van dit nieuwe gezondheids- en veiligheidsbeleid op de werkplek kan veel middelen vergen.

"Het is niet praktisch om tientallen mensen te huren en te trainen om ervoor te zorgen dat werknemers overal de juiste fysieke afstand houden", zegt Minnis.

Contacttracering is onderdeel van de pandemierespons van Juniper sinds de opkomst van COVID-19. Toen medewerkers in de kantoren van Juniper aan het begin van de pandemie COVID-19-symptomen vertoonden, kon Juniper via contacttracering ander personeel identificeren dat mogelijk werd getroffen, waardoor de verspreiding werd verminderd en kon worden vastgesteld waar extra reiniging en desinfectie nodig was.

Contacttracering is een race tegen de tijd. Door iedereen te identificeren die zich gedurende ten minste 15 minuten binnen een straal van anderhalve meter van een met COVID-19 besmette persoon bevond en hen op de hoogte te stellen van blootstelling, kunnen mensen waakzamer zijn en medische hulp inroepen als ze symptomen ervaren.

"Het handmatig traceren van contacten kost veel tijd en vertraagt ons vermogen om te reageren door mensen op de hoogte te stellen die mogelijk getroffen zijn en om te focussen op desinfectie-inspanningen", zegt Minnis.

Hulp krijgen van technologie

Er zijn een aantal oplossingen voor contacttracering ontstaan om te voorzien in de behoeften van bedrijven, scholen en overheden overal ter wereld.

Als wereldwijde onderneming had Juniper een consistente oplossing nodig voor het traceren van contacten die kon worden afgestemd op de gezondheidsveiligheidsomstandigheden en -vereisten in elke regio.

Hoewel het installeren van apps voor het traceren van contacten van derden op de mobiele apparaten van werknemers een optie was, sloten Minnis en het gezondheidsveiligheidsteam dit snel uit. Apps voor het traceren van contacten vereisen dat mensen locatietracering op hun telefoons toestaan, wat de implementatie ingewikkelder maakt en privacyproblemen oproept.

In plaats daarvan gaf Minnis de voorkeur aan het gebruik van kant-en-klare Bluetooth® Low Energy (BLE)-tags die op werknemersbadges kunnen worden aangebracht. Het gebruik van BLE-tags is gemakkelijker om te implementeren, omdat er geen nieuwe app-ontwikkeling nodig is en de oplossing profiteert van de locatie- en analysemogelijkheden die al aanwezig zijn in alle Juniper-kantoren via het draadloze platform dat wordt aangestuurd door Mist AI.

De Juniper Mist®-oplossing maakt gebruik van zowel wifi als gepatenteerde virtuele BLE om te helpen bij missiekritieke contacttracering en fysieke afstandsvereisten. Dit omvat nabijheidstracering, het in kaart brengen van reisbewegingen van gebruikers en real-time congestiewaarschuwingen, om blootstelling te minimaliseren.

Aanpassen aan een andere werkplek

Overal onderzoeken bedrijven manieren om de werkplek veilig te maken voor terugkerende werknemers.

Hoewel veel onbekend is, weten we wel dat het aantal mensen in onze kantoren en vergaderruimten moet worden verminderd. De stoelen zijn verder uit elkaar geplaatst in de gemeenschappelijke ruimtes en testlaboratoria van Juniper. Wanneer een vooraf ingestelde drempel in een gebied wordt overschreden, wordt er een automatische waarschuwing verzonden naar de 24-uurs beveiligingscontrolekamer van Juniper.

"Het beveiligingscentrum controleert het Juniper Mist-dashboard niet rechtstreeks", zegt Minnis. “We hebben Juniper Mist geïntegreerd, zodat de waarschuwingen op ons dashboard van de beveiligingscontrolekamer verschijnen. Mist-contacttracering past in onze bestaande workflow."

Als iemand COVID-19-symptomen meldt, gebruikt het gezondheidsveiligheidsteam Juniper Mist-contacttracering om te identificeren wie de afgelopen 72 uur in de buurt van die persoon was en hoe lang de blootstelling duurde. Een korte babbel bij het koffiezetapparaat heeft minder blootstellingspotentieel dan een vergadering van twee uur in een vergaderruimte, waarvoor een andere reactie vereist is.

Het Juniper Mist-platform biedt meer granulariteit dan een app voor het traceren van contacten, die afhankelijk is van GPS of Wi-Fi.

"In een gebouw met meerdere verdiepingen houden die apps niet bij op welke verdieping u zich bevindt", zegt Minnis. "De Juniper Mist-oplossing stelt ons in staat om elke verdieping van het gebouw afzonderlijk te beheren, tot aan de vergaderruimtes toe."

“Als we nu een persoon op de zevende verdieping van een gebouw hebben die symptomen heeft gemeld, hoeven we niet iedereen op de verdieping een bericht te sturen. Met Juniper Mist kunnen we de meldingen beperken tot mensen die direct contact hebben gehad met de blootgestelde persoon."

Met Juniper Mist journey-mapping kan het veiligheidsteam bepalen waar geïnfecteerde gebruikers zich op kantoor bevonden en schoonmaakploegen op de hoogte stellen om hun ontsmettingsinspanningen te concentreren op de mogelijk getroffen gebieden. Hotzone-waarschuwingen kunnen overbelaste gebieden identificeren en mensen omleiden met realtime meldingen.

"Ik hoop dat we nooit contacttracering hoeven te gebruiken", zegt Minnis. "Maar we zijn voorbereid."

Veiligheid met privacy voorop

Transparantie is cruciaal voor de acceptatie van contacttracering door gebruikers.

"We zijn gevoelig voor zowel de privacy en het vertrouwen van het individu als ons vermogen om de verspreiding van infecties te beheren en te voorkomen, voor de veiligheid van al onze medewerkers", zegt Minnis.

De richtlijnen voor gegevensprivacy zijn ontwikkeld in overleg met het juridische team van Juniper. Werknemers die het kantoor binnenkomen, ondertekenen toestemmingsformulieren die het volgen van de locatie mogelijk maken en ze worden geïnformeerd over hoe de gegevens zullen worden gebruikt.

De oplossingen van Juniper Mist ter ondersteuning van contacttracering en social distancing beschermen de persoonlijke privacy. Locatiezichtbaarheid is anoniem en persoonlijke informatie wordt niet opgeslagen. Het gezondheidsveiligheidsteam van Juniper handhaaft de correlatie tussen badgenummers van medewerkers en baken-ID's met de hoogste niveaus van beveiliging en privacy. De toegang tot de contacttraceringsfunctionaliteit is strikt beperkt.

"Mensen hebben het privacybeleid geaccepteerd", zegt Minnis."95 procent van onze medewerkers die op kantoor werken, zegt zelfs dat ze denken dat we voor hun gezondheid en veiligheid zorgen terwijl ze op kantoor zijn."

Informatie voor toekomstige kantoorbeslissingen

Het draadloze Juniper-platform, aangedreven door Mist AI, biedt onschatbaar inzicht in het creëren van de weg voorwaarts. Er kunnen proactieve maatregelen worden genomen om drukte en onnodig contact te verminderen. Inzicht op de lange termijn in hoe mensen zich verplaatsen en verzamelen, biedt ons facilitaire team datagestuurde begeleiding bij het opzetten van de beste herconfiguraties van de werkplek na COVID-19.

"Ons facilitaire team werkt aan het begrijpen en beheren van het gebruik van vergaderruimten en de bezetting van gebouwen", zegt Minnis. "Gegevens stellen ons in staat om strategisch te handelen over hoe we vandaag en in de toekomst ruimte beheren en verwerven."

Juniper haalt haar personeel veilig terug naar kantoor door gebruik te maken van haar eigen technologie en BLE-badgepartners. We maken ook gebruik van deze technologie voor de evolutie van ons onroerend goed op lange termijn, met het oog op de gezondheid en veiligheid van onze werkplek.