Di nuovo insieme, ma non troppo vicini

In seguito al COVID-19, milioni di persone che lavoravano in modo tradizionale, in ufficio, al momento stanno lavorando da casa, in un esperimento di lavoro da remoto senza precedenti.

Nonostante molte persone siano soddisfatte di questa situazione, potendo sfruttare la flessibilità e gli spostamenti brevi offerti dal telelavoro, non tutti vedono il lavoro da remoto nel proprio futuro a lungo termine. C'è chi si ritiene più produttivo in ufficio, chi sente la mancanza della collaborazione con i colleghi o chi non ha a disposizione gli strumenti e le risorse di cui ha bisogno per svolgere il proprio lavoro al meglio: oggi molte persone vogliono, o hanno bisogno, di tornare in ufficio al più presto.

Tuttavia, organizzare il rientro in ufficio non è facile e non significa semplicemente riaprire i battenti o esporre un cartello di apertura dell'attività. Il luogo di lavoro deve adattarsi alle nuove realtà di vita in previsione delle eventuali ondate di COVID-19.

Oltre alle responsabilità aziendali e alle aspettative dei dipendenti, agenzie come l'OSHA, l'ADA e altre organizzazioni richiedono che i datori di lavoro garantiscano la sicurezza dei propri dipendenti. Poiché il COVID-19 è stato identificato dal CDC come una minaccia per la sicurezza dei lavoratori, i datori di lavoro devono rivedere e aggiornare in modo proattivo i propri piani di continuità aziendale per garantire la sicurezza dei dipendenti in modo appropriato.

Ciò significa che i datori di lavoro devono valutare nuove misure di sicurezza, come, ad esempio, fornire ai dipendenti più spazio per garantire il distanziamento fisico ed evitare di condividere gli ambienti di lavoro. I controlli regolari della temperatura e l'igienizzazione frequente delle mani potrebbero inoltre diventare presto una routine sul posto di lavoro. Inoltre, pratiche come il test regolare, il tracciamento dei contatti e il distanziamento sociale possono essere necessarie per proteggere i dipendenti in modo efficace.

Juniper ha dedicato molto lavoro nel riportare le persone in ufficio, con politiche e tecnologie di supporto che consentono ai dipendenti di non correre alcun rischio. Juniper è stata una delle prime aziende della Bay Area di San Francisco a soddisfare tutti i requisiti di salute e sicurezza previsti dall'OSHA e dalla Contea di Santa Clara.

Insieme, ma non troppo vicini

Man mano che Juniper è entrata nella fase più recente del piano di rientro, i team chiave di ingegneri di test e di sviluppo sono stati invitati a tornare in ufficio negli Stati Uniti, in India e in Cina per svolgere il proprio lavoro in modo efficace.

“Questi team di ingegneria sono essenziali per lo sviluppo dei prodotti”, afferma Brad Minnis, Environment, health safety, and security VP presso Juniper.“Infatti, essi rappresentano alcune delle risorse strategiche chiave dell'azienda, cosa che rende essenziale il rientro in ufficio in modo sicuro e produttivo”.

In risposta, il team di Minnis ha implementato una serie di misure destinate a proteggere tutti i dipendenti che sono tornati in ufficio. Ad esempio, sono stati organizzati controlli della temperatura tramite infrarossi all'ingresso degli edifici, sono state installate più stazioni di sanificazione e sono state stabilite nuove regole di distanziamento fisico.

L'applicazione di queste nuove policy di salute e sicurezza sul posto di lavoro può richiedere molte risorse.

“Non è pratico assumere e formare decine di persone per garantire che i dipendenti siano in grado di mantenere il distanziamento fisico in tutto il mondo”, afferma Minnis.

Il tracciamento dei contatti ha rappresentato una parte importante del piano di risposta alla pandemia di Juniper da quando è emerso il COVID-19. Quando i dipendenti negli uffici di Juniper hanno riportato sintomi del COVID-19 all'inizio della pandemia, il tracciamento dei contatti ci ha consentito di identificare le altre persone potenzialmente coinvolte, riducendo la diffusione e identificando condizioni di pulizia e disinfezione aggiuntive.

Il tracciamento dei contatti è una corsa contro il tempo. Identificare tutti coloro che si sono trovati a una distanza di 2 metri per almeno 15 minuti da una persona infetta e avvisarli dell'esposizione al virus consente alle persone di essere più vigili e di rivolgersi al personale medico qualora riscontrino sintomi.

“Il tracciamento manuale dei contatti richiede molto tempo e ritarda la nostra capacità di risposta nell'avvisare le persone che potrebbero essere state coinvolte e nel concentrarci sulle operazioni di disinfezione”, afferma Minnis.

L'aiuto della tecnologia

Sono state create numerose soluzioni di tracciamento dei contatti per rispondere alle esigenze di imprese, scuole e governi in tutto il mondo.

Essendo un'azienda globale, Juniper aveva bisogno di una soluzione coerente per il tracciamento dei contatti che potesse essere personalizzata in base alle condizioni e ai requisiti di sicurezza sanitari di ogni regione.

Nonostante l'installazione di app di tracciamento dei contatti di terze parti sui dispositivi mobili dei dipendenti fosse un'opzione, Minnis e il team per la sicurezza della salute l'hanno esclusa rapidamente. Le app di tracciamento dei contatti richiedono alle persone di consentire il tracciamento della posizione sui propri telefoni, cosa che crea una certa complessità di implementazione e solleva preoccupazioni sulla privacy.

Al suo posto, Minnis ha preferito utilizzare tag Bluetooth® Low Energy BLE (BLE) disponibili sul mercato che potevano essere fissati sul tesserino di riconoscimento dei dipendenti. Usare i tag BLE è più facile, non è richiesto lo sviluppo di nuove app e la soluzione sfrutta la capacità di analisi e la posizione già disponibile negli uffici di Juniper attraverso la piattaforma wireless basata su Mist AI.

La soluzione Juniper Mist® utilizza la tecnologia Wi-Fi di BLE virtuale brevettata per aiutare a svolgere le importantissime attività di tracciamento dei contatti e di distanziamento fisico. Ciò include il tracciamento di prossimità, la mappatura del percorso degli utenti e l'invio di avvisi quando si verificano assembramenti per minimizzare l'esposizione.

Adattarsi a un nuovo ambiente di lavoro

Le aziende di tutto il mondo stanno cercando nuovi modi per rendere gli uffici sicuri in vista del rientro dei dipendenti.

Nonostante ci siano diverse incertezze, sappiamo che la densità di uffici e sale conferenze deve essere ridotta. Nelle aree comuni e nei laboratori di test di Juniper, le postazioni di lavoro sono state distanziate. Quando viene superata una determinata soglia di densità, viene inviato un avviso automatico nella sala di controllo della sicurezza di Juniper, attiva 24 ore su 24.

“Il centro di sicurezza non monitora direttamente la dashboard Juniper Mist”, afferma Minnis.“Abbiamo integrato la soluzione Juniper Mist in modo da ricevere gli avvisi per il controllo della sicurezza sulla nostra dashboard. Il tracciamento dei contatti di Mist si adatta al nostro flusso di lavoro esistente”.

Se qualcuno riporta sintomi del COVID-19, il team incaricato della tutela della salute utilizza le funzionalità di tracciamento dei contatti di Juniper Mist per identificare chi si è trovato in prossimità della persona nelle ultime 72 ore e stabilire la durata dell'esposizione. Una rapida chiacchierata in corridoio ha un minore potenziale di esposizione rispetto a una riunione di due ore in una sala conferenze e richiede una risposta diversa.

La piattaforma Juniper Mist fornisce una maggiore granularità rispetto alle app di tracciamento dei contatti, che si basano su GPS o Wi-Fi.

“In un edificio a più piani, le app non tracciano in quale piano ti trovi”, afferma Minnis. “La soluzione Juniper Mist ci permette di gestire ogni piano dell'edificio in modo individuale, fino ad arrivare alle sale conferenze”.

“Ora, se abbiamo una persona al settimo piano di un edificio che ha riportato sintomi, non dobbiamo inviare un messaggio a tutti quanti. Con Juniper Mist possiamo restringere le notifiche a coloro che sono stati direttamente in contatto con l'individuo esposto”.

Grazie alla mappatura dei percorsi di Juniper Mist, il team a tutela della sicurezza può determinare dove si trovavano gli utenti infetti all'interno dell'ufficio e avvisare i team di pulizia di concentrare le proprie attività di sanificazione nelle aree potenzialmente coinvolte. La funzionalità di notifica per le zone più affollate può identificare le aree con assembramenti grazie a notifiche in tempo reale.

“Spero che non avremo bisogno di utilizzare il tracciamento dei contatti”, afferma Minnis.“Ma siamo preparati”.

Sicurezza e privacy in primo piano

La trasparenza è fondamentale perché gli utenti accettino il tracciamento dei contatti.

“Teniamo presente la privacy degli utenti e ci fidiamo di essa, dal momento che siamo in grado di gestire e prevenire la diffusione dell'infezione per la sicurezza di tutti i nostri dipendenti”, afferma Minnis.

Le linee guida per la privacy dei dati sono state sviluppate insieme al team legale di Juniper. I dipendenti che si recano in ufficio firmano moduli di consenso che consentono il tracciamento della posizione e sono informati sul modo in cui verranno utilizzati i dati.

Le soluzioni Juniper Mist a supporto del tracciamento dei contatti e del distanziamento sociale proteggono la privacy personale.La visibilità della posizione è anonima e le informazioni personali non vengono conservate. Il team a tutela della sicurezza di Juniper tratta le corrispondenze tra i numeri di badge dei dipendenti e gli identificatori beacon con i più alti livelli di sicurezza e privacy. L'accesso alla funzionalità di tracciamento dei contatti è strettamente limitato.

“Le persone hanno accettato le policy relative alla privacy”, sottolinea Minnis.“Infatti, il 95% dei nostri dipendenti che lavora in ufficio ritiene che Juniper stia tutelando la loro salute e sicurezza sul luogo di lavoro”.

Juniper Entrance

Comunicare le decisioni future

La piattaforma wireless di Juniper con Mist AI fornisce informazioni preziose per delineare i passi da compiere in futuro. Si possono adottare misure proattive per ridurre gli assembramenti e i contatti non necessari. La visibilità a lungo termine relativa al modo in cui le persone si muovono e si riuniscono fornisce un'indicazione importante per i nostri team al fine di riconfigurare in modo ottimale gli spazi di lavoro post-COVID-19.

“Il nostro team di gestione delle strutture sta lavorando per capire e gestire l'utilizzo delle sale conferenze e l'occupazione degli edifici”, afferma Minnis.“I dati ci permettono di prendere decisioni strategiche su come gestire e acquisire gli spazi oggi e in futuro”.

Juniper sta riportando la propria forza lavoro in ufficio in modo sicuro sfruttando le proprie tecnologie e i badge BLE. Stiamo inoltre sfruttando questa tecnologia per trasformare le nostre strutture a lungo termine per garantire la sicurezza e tutelare la salute presso i nostri uffici.

Per saperne di più

Scopri di più sui piani di Juniper per ridurre i rischi legati al rientro in ufficio in questa discussione tra i dirigenti di Juniper.

Analisi approfondita delle soluzioni Mist a supporto del tracciamento dei contatti.