De nouveau ensemble, mais pas trop près

Grâce à la COVID-19, des millions d'employés de bureaux traditionnels participent actuellement à une expérience sur le travail à domicile.

Si beaucoup apprécient la flexibilité et les courts trajets que le télétravail offre et sont satisfaits de cette situation, tout le monde n'envisage pas de travailler à distance sur le long terme. De nombreuses personnes veulent - ou doivent - retourner au bureau dès que possible, soit parce qu'elles se sentent plus productives au bureau, soit parce que la collaboration avec leurs collègues leur manque, soit parce qu'elles manquent d'outils et de ressources à domicile pour faire leur travail efficacement.

Mais faire revenir des télétravailleurs au bureau est plus compliqué que de déverrouiller les portes et d'afficher le panneau « ouvert ». Le lieu de travail doit s'adapter aux nouvelles réalités et aux vagues de COVID-19.

Au-delà des responsabilités des entreprises et des attentes des employés, l'OSHA, l'ADA et d'autres législations similaires exigent que les employeurs assurent la sécurité des employés. Le CDC ayant identifié la COVID-19 comme une menace pour la sécurité des employés, les employeurs doivent examiner et mettre à jour de manière proactive leurs plans de continuité des activités pour garantir la sécurité des employés.

Cela signifie que les employeurs doivent évaluer de nouvelles mesures de sécurité, comme donner davantage d'espace aux employés et ne pas partager les espaces de travail. Les contrôles réguliers de la température et la désinfection fréquente des mains peuvent devenir une routine sur le lieu de travail. De nouvelles pratiques, telles que les tests réguliers, le contact tracing et la distanciation sociale, peuvent être nécessaires pour assurer efficacement la sécurité des employés.

Juniper s'efforce de faire revenir les personnes dans nos bureaux en toute sécurité, avec des stratégies et des technologies de soutien qui donnent aux employés l'assurance que leur santé n'est pas menacée. Juniper a été l'une des premières entreprises de la Baie de San Francisco à répondre à toutes les normes sanitaires et de sécurité de l'OSHA et du comté de Santa Clara.

Ensemble, mais pas trop près

Alors que Juniper entrait dans sa plus récente phase de réoccupation, les principaux ingénieurs de développement et de test aux États-Unis, en Inde et en Chine ont dû retourner au bureau pour y exercer leurs fonctions.

« Ces équipes d'ingénieurs sont au cœur du développement des produits », dit Brad Minnis, vice-président de l'environnement, de la sécurité sanitaire et de la sécurité chez Juniper.« En fait, il s'agit là de certaines des ressources les plus stratégiques de l'entreprise. Il est donc primordial que leur retour sur site se fasse de façon sûre et productive. »

En réponse, l'équipe de Minnis a mis en œuvre une multitude de mesures destinées à protéger tous les employés qui retournent au bureau. Par exemple, des contrôles de température par infrarouge ont été déployés dans les halls d'entrée des bâtiments, davantage de stations de désinfection des mains ont été installées et de nouvelles règles de distanciation physique ont été établies.

L'application de ces nouvelles politiques de santé et de sécurité au travail peut nécessiter beaucoup de ressources.

« Il n'est pas pratique d'embaucher et de former des dizaines de personnes pour s'assurer que les employés maintiennent une distanciation sociale appropriée partout dans le monde », dit Brad Minnis.

Le contact tracing (traçage de contacts) fait partie du plan de réponse à la pandémie de Juniper depuis l'apparition de la COVID-19. Lorsque les employés des bureaux de Juniper ont rapporté des symptômes de la COVID-19 en début de pandémie, le contact tracing a permis à Juniper d'identifier d'autres membres du personnel potentiellement touchés. Cela a ainsi permis de réduire la propagation et d'identifier les endroits nécessitant davantage de nettoyage et de désinfection.

Le contact tracing est une course contre la montre. Identifier toutes les personnes s'étant trouvées à moins d'un mètre d'une personne infectée par la COVID-19 pendant au moins 15 minutes et les avertir de leur exposition permet aux gens d'être plus vigilants et de consulter un médecin s'ils ressentent des symptômes.

« Le traçage manuel de contacts prend beaucoup de temps. Cela retarde notre capacité à informer les personnes qui ont pu être touchées et à désinfecter », dit Brad Minnis.

Obtenir une aide de la technologie

Un certain nombre de solutions de contact tracing ont vu le jour pour répondre aux besoins des entreprises, des écoles et des gouvernements du monde entier.

En tant qu'entreprise mondiale, Juniper avait besoin d'une solution de contact tracing cohérente, qui puisse être adaptée aux conditions et aux exigences de sécurité sanitaire de chaque région.

Brad Minnis et l'équipe de sécurité sanitaire ont rapidement écartée l'option d'installer des applications tierces de contact tracing sur les équipements mobiles des employés. Les applications de contact tracing doivent autoriser le suivi de position des personnes sur leur téléphone, ce qui rend leur déploiement complexe et soulève des problèmes de confidentialité.

Brad Minnis a préféré utiliser des étiquettes Bluetooth® Low Energy (BLE) prêtes à l'emploi qui peuvent être apposées sur les badges des employés. L'utilisation des étiquettes BLE est plus facile à mettre en œuvre, car aucun nouveau développement d'application n'est nécessaire. De plus, la solution exploite les capacités de localisation et d'analyse déjà en place dans les bureaux de Juniper via la plateforme sans fil pilotée par Mist AI.

La solution Juniper Mist® utilise à la fois le Wi-Fi et le BLE virtuel breveté pour appliquer le contact tracing et répondre aux exigences de distanciation physique. Cela inclut le traçage de proximité, la cartographie des trajets des utilisateurs et les alertes d'encombrement en temps réel pour minimiser l'exposition.

S'ajuster à un lieu de travail différent

Partout, les entreprises explorent des moyens de rendre le lieu de travail sûr pour les employés qui reviennent.

Même si nous ignorons beaucoup de choses, nous savons que la densité de nos bureaux et de nos salles de conférence doit être réduite. Les sièges ont été placés plus loin les uns des autres dans les espaces communs et les laboratoires d'essais de Juniper. Lorsqu'un seuil prédéfini est dépassé dans une zone, une alerte automatique est envoyée à la salle de contrôle de sécurité de Juniper qui fonctionne 24 heures sur 24.

« Le centre des opérations de sécurité ne surveille pas directement le tableau de bord de Juniper Mist, » dit Brad Minnis.« Nous avons intégré Juniper Mist pour que les alertes arrivent sur notre tableau de bord dans la salle de contrôle de la sécurité. Le contact tracing de Mist s'intègre dans notre flux de travail existant. »

Si une personne rapporte des symptômes de la COVID-19, l'équipe de sécurité sanitaire utilise le contact tracing de Juniper Mist pour identifier qui était à proximité de la personne au cours des 72 dernières heures ainsi que la durée d'exposition. Une discussion rapide dans un couloir a un potentiel d'exposition moindre qu'une réunion de deux heures dans une salle de conférence, et requiert une réponse différente.

La plateforme Juniper Mist offre une plus grande granularité qu'une application de contact tracing qui dépend du GPS ou du Wi-Fi.

« Dans un immeuble de plusieurs étages, ces applications ne permettent pas de savoir à quel étage vous êtes, » dit Brad Minnis. « La solution Juniper Mist nous permet de gérer individuellement chaque étage du bâtiment jusqu'aux salles de conférence. »

« Maintenant, si une personne au septième étage d'un bâtiment a signalé des symptômes, nous n'avons pas besoin d'envoyer un message à l'ensemble des personnes présentes à ce même étage. Avec Juniper Mist, nous pouvons limiter les notifications aux personnes qui ont été directement en contact avec la personne exposée. »

Grâce à la cartographie de trajets de Juniper Mist, l'équipe de sécurité peut déterminer où se trouvaient les utilisateurs infectés dans le bureau et demander aux équipes de nettoyage de concentrer leurs efforts de désinfection sur les zones potentiellement touchées. L'alerte de zone à risque permet d'identifier les zones encombrées et de détourner les personnes à l'aide de notifications en temps réel.

« J'espère que nous n'aurons jamais à utiliser le contact tracing, » dit Brad Minnis.« Mais nous sommes préparés. »

La sécurité et le respect de la vie privée avant tout

La transparence est essentielle pour que les utilisateurs acceptent le contact tracing.

« Nous sommes sensibles à la fois au respect de la vie privée, à la confiance qui nous est accordée, et à notre capacité à gérer et à empêcher la propagation de l'infection pour la sécurité de tous nos employés, » dit Brad Minnis.

Des lignes directrices sur la confidentialité des données ont été élaborées en consultation avec l'équipe juridique de Juniper. Les employés qui viennent au bureau signent des formulaires de consentement autorisant le suivi de localisation, et sont informés de la manière dont les données seront utilisées.

Les solutions Juniper Mist appuie le contact tracing et la distanciation sociale et protège la vie privée.La visibilité de la localisation est anonyme et les informations personnelles ne sont pas stockées. L'équipe de sécurité sanitaire de Juniper conserve la corrélation entre les numéros de badge des employés et les identificateurs de balises avec les plus hauts niveaux de sécurité et de confidentialité. L'accès à la fonctionnalité de contact tracing est strictement limité.

« Les gens ont très bien accepté la politique de confidentialité », dit Brad Minnis.« En fait, 95 % de nos employés présents au bureau pensent que nous veillons à leur santé et à leur sécurité lorsqu'ils sont au bureau. »

Juniper Entrance

Informer des futures décisions du bureau

La plateforme sans fil de Juniper pilotée par Mist AI offre un aperçu inestimable du chemin à suivre. Des mesures proactives peuvent être prises pour réduire l'affluence et les contacts inutiles. Avoir une visibilité à long terme de la façon dont les gens se déplacent et se rassemblent permet à notre équipe en charge des installations d'obtenir des conseils basés sur des données qui seront utiles pour reconfigurer avantageusement le lieu de travail après la COVID-19.

« Notre équipe en charge des installations s'efforce de comprendre et de gérer l'utilisation des salles de conférence et l'occupation des bâtiments », dit Brad Minnis.« Les données nous permettent de gérer et d'acquérir l'espace de façon stratégique, aujourd'hui et à l'avenir. »

Juniper fait revenir son personnel au bureau en toute sécurité en tirant parti de sa propre technologie et de partenaires pour le badge BLE. Nous exploitons aussi cette technologie pour l'évolution de notre parc immobilier à long terme pour la sécurité sanitaire de notre lieu de travail.

En savoir plus

Pour en savoir plus sur les plans de Juniper visant à réduire les risques, nous vous invitons à participer à cette table ronde des dirigeants de Juniper.

Approfondir les solutions Mist appuyant le contact tracing.